Jałowe spotkania. Jak ich uniknąć?

Ponoć Elon Musk radzi swoim pracownikom, by opuszczali spotkania, ilekroć poczują się nimi znużeni. Wygląda na to, że ma rację. Badania pokazują, że podczas nudnych spotkań „głupiejemy”: obniża się nasza inteligencja i kreatywność

Czy burza mózgów rzeczywiście jest niezawodną metodą na pobudzenie kreatywności? Gdy podczas badań grupa ludzi wspólnie zabrała się za rozwiązywanie problemu, ich indywidualny iloraz inteligencji spadł w tym czasie średnio aż o 15 proc. Żeby brainstorming okazał się efektywny, muszą zaistnieć sprzyjające okoliczności. A właściwie – pewne okoliczności zaistnieć nie mogą.

Na przykład niekonstruktywna krytyka. Sprawia, że większość z nas zamyka się w sobie i reaguje stresem. Z kolei stres uwalnia z nadnerczy kortyzol, który wyjaskrawia emocje, ogranicza kreatywność i zdolność do przetwarzania bardziej złożonych informacji. Zdaniem naukowców między ludźmi dochodzi do sprzężeń zwrotnych, w efekcie czego rodzi się presja społeczno-towarzyska – kolejny zabójca inteligencji i kreatywności.

Wystarczą obawy, że praca nie zostanie doceniona, by obniżyło się IQ i produktywność. Krótko mówiąc, gdy z jakichś powodów poczujemy się gorsi, spadnie nasza zdolność rozwiązywania problemów. Praca zespołowa z pewnością nie jest dla wszystkich, jednocześnie trudno oprzeć się wrażeniu, że za dużą część naszych predyspozycji umysłowych odpowiada świadomy i uczciwy sposób postrzegania siebie.

Spotkania celowe ratują czas

Kiedy więc spotkanie nie jest stratą czasu? Po pierwsze, gdy generuje korzyści i oszczędności, np. w postaci kluczowej decyzji lub konkretnego planu działania. Ale co zrobić, by spotkania nie były marnotrawstwem czasu, pieniędzy, inteligencji? Nie wszystkie firmowe meetingi muszą mijać się z celem. Podobno da się je nawet lubić. A lubią ci, którzy bardzo dokładnie je sobie planują. Co zrobić, żeby spotkania były efektywne?

Terrie Schweitzer proponuje przede wszystkim przygotowanie agendy w stylu GAP. To model handoutu obejmujący cel, przygotowanie do spotkania i jego program. Wysłany z dużym czasowym wyprzedzeniem powinien przede wszystkim zakładać cel, który ma zostać osiągnięty, by spotkanie zakończyło się sukcesem. Sam porządek obrad nie musi być ścisły, ale ich plan już owszem. Każdy, kto dołącza do spotkania, powinien być do niego w jakiś sposób przygotowany. W ramach tego dobrze też sprecyzować swój indywidualny punkt dojścia oraz wątpliwości i pytania do rozstrzygnięcia podczas narady.

Harmonogram menedżera i harmonogram producenta

Zdaniem Paula Grahama chaotyczne meetingi okazują się szczególnie problematyczne dla wszelkiego rodzaju twórców, m.in. piszących (jak dziennikarze, copywriterzy), oraz dla programistów.

Wynika to ze specyfiki ich zadań i związanej z tym kultury gospodarowania czasem. By to zilustrować, Graham wyznaczył dwa modele harmonogramów: harmonogram menedżera i  producenta. Pierwszy opiera się głównie na wypunktowaniu zadań w formie chronologicznej listy i dobrze sprawdza się w biznesie. Drugi, harmonogram producenta, opiera się na nieco innym sposobie postrzegania czasu. Jest to model powszechny wśród ludzi, którzy zajmują się pracą kreatywną. Ci na ogół wolą posługiwać się jednostkami czasu obejmującymi co najmniej pół dnia, a nie poszczególne godziny.

„Nie da się pisać ani programować dobrze w jednostkach godzinowych. To zwykle ledwo tyle czasu, by nabrać rozpędu i zacząć” – pisze Graham, postulując ochronę czasu twórców. „Dla tych, którzy pracują według harmonogramu producenta, spotkania są katastrofą. Jedna taka narada rozbija popołudnie na dwie części, z których każda jest zbyt mała, by zrobić coś konkretnego” – zauważa.

Podobno najgorzej wypadają zebrania nieplanowane, zwłaszcza zaaranżowane na ostatnią chwilę. Jeśli już się tak zdarzy, warto, by przynajmniej trwały one możliwie najkrócej. Utrzymywanie uczestników w pozycji stojącej ma z kolei pozwalać na lepszą koncentrację i przyspieszenie groźnych dla intelektu obrad.

Skoro nie takie spotkania, to jakie? Po pierwsze, wyłącznie te niezbędne. Najkorzystniejsze są briefingi otwierające lub zamykające dzień roboczy. Chodzi o ochronę czasu twórców tak, by mogli dysponować nim swobodnie, bez uszczerbku na koncentracji, kreatywności oraz IQ, czyli narzędzi kluczowych w procesie twórczym.

Źródła: inc.com, betterhumans.coach.me