Metoda FUKO. Prosty sposób, żeby poprawić komunikację w pracy

Błądzić jest rzeczą ludzką. Jak o tym rozmawiać?

W dzisiejszych czasach sprawna, konstruktywna i dojrzała komunikacja to klucz do sukcesu. Dotyczy to każdej branży na rynku pracy. Chcemy być dobrze rozumiani przez naszych przełożonych i oczekujemy z ich strony jasnych, konkretnych komunikatów, ale wypowiedzianych w odpowiedniej formie. Bo liczy się nie tylko treść, ale też forma, w jakiej dany komunikat zostaje do nas skierowany. Nikt z nas nie chce czuć się atakowany, gdy popełni błąd. Jeśli wówczas stajemy się obiektem czyjejś agresji i frustracji, to zamykamy się w sobie, wycofujemy, podupada nasze poczucie własnej wartości.

Pracownik doświadczający takiego zachowania na dłuższą metę staje się mało efektywny, gorzej zmotywowany i zalękniony. Zaczyna brakować mu pozytywnych bodźców do poprawy i dalszego rozwoju. Właśnie dlatego każdy szef i przełożony – ten, kto posiada władzę i zwierzchność nad pracownikami – powinien nie tylko właściwie komunikować swoje oczekiwania i wymagania, ale także umieć w odpowiedni sposób wyrazić swoje niezadowolenie i rozczarowanie. Błąd może zdarzyć się każdemu. Jesteśmy tylko ludźmi.

Polecamy: Krytyka w pracy. Jak nie brać jej do serca i zachować pewność siebie?

Informacja zwrotna nie ma denerwować, a pomagać

Frederic Laloux, belgijski coach i przedsiębiorca, powiedział w jednym z wywiadów: „Feedback and respectful confrontation are gifts we share to help one another grow”. („Informacje zwrotne i pełna szacunku konfrontacja to dary, którymi dzielimy się, aby pomóc sobie nawzajem w rozwoju”). Jego słowa oddają doskonale sens feedbacku i jego rolę w komunikacji. Stanowi on informację zwrotną, a więc reakcję rozmówcy na naszą wypowiedź, w której ujawnia on swoje spostrzeżenia, wrażenia i ustosunkowuje się do otrzymanego komunikatu.

W ten sposób człowiek uzyskuje wiedzę o tym, jak jego zachowanie i działanie jest odbierane przez drugą osobę. Na tej podstawie może się zmienić w celu eliminowania słabszych stron i wzmacniania tych lepszych. Właściwy feedback wspiera i motywuje. Nieudolny zaś – niszczy i wyzwala niechciane emocje, a w efekcie prowadzi do niezrozumienia, konfliktów i wzajemnych pretensji. Konstruktywny feedback ze strony przełożonego nie jest personalnym atakiem. Jako narzędzie budowania musi opierać się na zupełnie innej konstrukcji i nieść ze sobą inne przesłanie. Jak to osiągnąć?

Zaobserwuj nas w Google News. Kliknij na link i zaznacz gwiazdkę.

Metoda FUKO. Konstruktywna krytyka w czterech krokach

Z pomocą przychodzi metoda FUKO, której nazwa pochodzi od pierwszych liter słów frazy „funkcjonalna komunikacja”. Celem tej metody jest koncentracja na rozwijaniu umiejętności skutecznego porozumiewania się zarówno w większym zespole, jak i w rozmowach twarzą w twarz. FUKO podpowiada, w jaki sposób formułować swoje zdanie pod adresem drugiej osoby, żeby jej nie urazić i nie obrazić, ale jednocześnie przekazać swoje niezadowolenie. Właśnie dlatego metoda ta bardzo często jest nazywana konstruktywną krytyką. Zostaje podana w taki sposób, aby odnieść zamierzony skutek, ale równocześnie wzmocnić więzi w zespole, a nie osłabiać ich. Chcemy, żeby druga osoba zobaczyła swój błąd i go naprawiła, a nie poczuła się zaatakowana, poniżona czy ośmieszona. Właśnie dlatego każda litera użytego skrótu dotyczy konkretów, które trzeba uwzględnić w przekazywanym komunikacie:

• F – fakty,
• U – uczucie/ustosunkowanie się,
• K – konsekwencje/korzyści,
• O – oczekiwania.

Zaobserwuj nasz kanał na YouTubie. Kliknij na link i zaznacz „Subskrybuj”.

Jak to działa w praktyce? Fakty i uczucie

Fakty: Mówimy tylko o tym, co rzeczywiście się wydarzyło. Ważna jest precyzja w opisywaniu faktów, na przykład podanie miejsca, czasu, okoliczności. Unikamy ogólników, nie stosujemy generalizacji, nie oceniamy.

Przykład: W tym miesiącu trzy razy opuściłeś nasze cotygodniowe zebrania. Wszyscy członkowie zespołu, którego jesteś częścią, mają obowiązek w nich uczestniczyć.

Uczucie/ustosunkowanie się: Komunikujemy drugiej osobie, w jaki sposób zaistniały fakt wpłynął na nasze samopoczucie i jakie emocje w nas wywołał. Ważne, aby być stanowczym, lecz równocześnie wyważonym.

Przykład: Czuję się lekceważony, gdy kilka razy pod rząd nie przychodzisz na nasze spotkania. Mam wątpliwości, czy poważnie traktujesz swoje obowiązki zawodowe.

Przeczytaj także: Twarz mówi więcej niż słowa. Ekspresja budzi zaufanie

Metoda FUKO. Konsekwencje i oczekiwania

Konsekwencje/korzyści: Przedstawiamy drugiej osobie, w jaki sposób jej zachowanie rzutuje na pracę grupy i jakie mogą być skutki dla danej osoby.

Przykład: Twoja nieobecność na zebraniach jest obciążeniem dla naszej wspólnej pracy. Wprowadza opóźnienia i spowalnia realizację naszego zadania. Ty sam również na tym tracisz, ponieważ omijają cię podejmowanie decyzji i głosowania, w których twój głos jest tak samo ważny jak pozostałych pracowników.

Oczekiwania: Prezentujemy oczekiwania i rozwiązania na przyszłość, żeby taka sytuacja już się nie powtórzyła.

Przykład: Oczekuję, że w kolejnym miesiącu ta sytuacja już się nie powtórzy. A gdyby zdarzyło się tak, że nie będziesz mógł uczestniczyć w kolejnym zebraniu zespołu, to proszę o uprzedzenie mnie wcześniej i podanie powodu swojej nieobecności.

Warto zaznaczyć, że metoda FUKO może być stosowana także w relacjach prywatnych, rodzinnych i przyjacielskich, w których uczestniczą tylko dwie osoby. Metoda pomaga unikać kłótni w związku czy nieporozumień w relacji ze znajomym.

Przykład: Spóźniłaś się 40 minut na obiad, na który umówiliśmy się tydzień temu, i nawet nie uprzedziłaś mnie telefonicznie (fakt). Jest mi bardzo przykro z tego powodu i byłem na ciebie bardzo zły (uczucia), ponieważ nie wiedziałem, co się z tobą dzieje, a później sam spóźniłem się na odwiedziny do rodziców (konsekwencje). Oczekuję, że następnym razem będziesz bardziej punktualna. Albo przynajmniej uprzedzisz mnie o spóźnieniu, żebym się nie denerwował i mógł odpowiednio dostosować swoje plany (oczekiwania).

Zalety metody FUKO. Mniej stresu i lepszy dialog

Bez wątpienia największą zaletą praktykowania FUKO w kontaktach z innymi jest usprawnienie komunikacji, zarówno w zespole, jak i w bezpośrednich rozmowach twarzą w twarz. Trenerzy i coachowie, którzy prowadzą szkolenia z tego zakresu, zauważają także zwiększenie samodzielności pracowników. Odpowiednio informowani przez swoich przełożonych zaczynają wierzyć w siebie, stają się bardziej odważni i kreatywni w podejmowanych działaniach. Jasne zasady komunikacji zmniejszają frustrację, wynikającą często z braku zrozumienia, co minimalizuje stres i konflikty w relacjach z innymi. Skuteczna komunikacja w zespole sprzyja tworzeniu lepszej atmosfery, a szczególnie budowaniu integracji w grupie.

Podobno powiedzieć można wszystko, tylko trzeba wiedzieć, w jaki sposób. Metoda FUKO obecnie jest jedną z najbardziej popularnych podczas szkoleń dla przełożonych, szefów czy managerów, którym zależy na dobrym nastroju w pracy. Bardzo często nasze wypowiedzi opieramy na samych tylko emocjach. Działamy pod wpływem chwili, impulsu, a to prosta droga do tego, żeby zrazić kogoś do siebie, nie uzyskać zamierzonego efektu, nie dotrzeć z informacją, którą chcemy przekazać drugiej osobie. FUKO uczy, jak konstruować informację zwrotną, aby dialog przebiegał sprawnie w obu kierunkach i był owocny dla obu stron.

Może Cię także zainteresować: Słodka agresja. Tak mózg reaguje na nadmiar słodziaków